فهرست
هنر مستندسازی در حسابرسی: چگونه به نقطه بهینه برسیم؟
حسابرسان تازه‌کار اغلب مستندات بسیار زیادی تولید می‌کنند. اما چقدر زیاد، زیاد محسوب می‌شود؟ و چه زمانی مستندات کافی نیست؟ این یک پرسش قدیمی برای حسابرسان است. بر اساس تجربه من، اگر حسابرس جدیدی باشید، احتمالاً بیش از حد نیاز مستندسازی می‌کنید. در مقابل، اگر حسابرس باتجربه‌ای باشید، احتمالاً تصور می‌کنید همه کسانی که کاربرگ‌های شما را می‌خوانند، دانش شما را دارند و به همین دلیل، مستندات کافی تهیه نمی‌کنید.
ایجاد تعادل مناسب در مستندسازی، مهارتی مهم است که حسابرسان در طول زمان آن را کسب می‌کنند. مستندسازی در تمام چرخه عمر حسابرسی، از برنامه‌ریزی تا مرحله پیگیری، ضروری است. اگر بیش از حد به آن بپردازیم، ممکن است ما را از وظایف اصلی‌مان (ارائه مشاوره، آینده‌نگری و بینش) دور کند، اما در عین حال، همین مستندات هستند که ما را به نتیجه‌گیری می‌رسانند. تشخیص اینکه چه مقدار مستندات زیاد و چه مقدار کم است، می‌تواند دشوار باشد.
من دوست دارم به استانداردهای جهانی حسابرسی داخلی بازگردم: مرتبط (relevant)، قابل اتکا (reliable) و کافی (sufficient) (به استاندارد ۱۴.۱ جمع‌آوری اطلاعات برای تحلیل و ارزیابی مراجعه کنید). تقریباً می‌توانید یک چک‌لیست برای خودتان درست کنید. در واقع، من این کار را کردم و حتی به این فکر افتادم که آن را روی یک دفترچه یادداشت چاپ کنم؛ بیشتر برای شوخی، اما همچنین به عنوان یک چک‌لیست ذهنی برای کمک به کارکنان.
مرتبط بودن (Relevance)
اگر شما از آن دسته افرادی هستید که بیش از حد مستندسازی می‌کنید – مثلاً کل راهنمای یک فرآیند را می‌نویسید یا در جزئیات یک موضوع فرعی غرق می‌شوید – شما را به اصل مرتبط بودن ارجاع می‌دهم. آیا این مستندات به اهداف حسابرسی کمک می‌کنند؟ آیا موضوع در محدوده حسابرسی قرار دارد؟ و آیا به توسعه نتایج حسابرسی کمک می‌کند؟ سؤال دیگری که می‌توانید از خود بپرسید این است: آیا این مستندات بر روی ریسک یا کنترلی که در حال بررسی آن هستم تمرکز دارد، یا صرفاً در حال توصیف یک فرآیند هستم؟ اگر در حال توصیف فرآیند هستید، احتمالاً در حال زیاده‌روی در مستندسازی هستید.
قابل اتکا بودن (Reliable)
چه تازه‌کار باشید و چه باتجربه، همیشه خوب است که بر قابل اتکا بودن تمرکز کنید. احتمالاً در واحد خود یک متدولوژی مشخص دارید که نحوه جمع‌آوری شواهد را توضیح می‌دهد. اما به طور کلی، شواهد باید مستقیماً توسط حسابرس داخلی یا از یک منبع مستقل به دست آیند و از سیستمی جمع‌آوری شوند که دارای راهبری، مدیریت ریسک و کنترل‌های داخلی مؤثری باشد. در نهایت، بررسی کنید که آیا شواهد واقعی و به‌روز هستند. این اصل، ساده‌ترین اصل در میان این سه مورد برای درک و تسلط است.
کافی بودن (Sufficient)
و اما مهم‌ترین اصل: آیا مستندات کافی است؟ این یکی کمی سخت‌تر است، زیرا آستانه رضایت هر فردی متفاوت است. توصیه در اینجا این است که به اندازه‌ای شواهد را بررسی کنید که برای انجام تحلیل‌ها و تکمیل ارزیابی لازم است. این به نظر ساده می‌آید، به‌ویژه با سهولتی که امروزه می‌توان به داده‌ها دسترسی داشت. در بیشتر موارد می‌توانیم کل جامعه آماری را بررسی کنیم، اما اگر مجبور به انتخاب نمونه شدید، چه تعداد را باید بررسی کنید؟ امیدوارم واحد شما در این زمینه نیز متدولوژی مشخصی داشته باشد. اما مشکل اصلی می‌تواند در مستندسازی «چه چیزی»، «چگونه»، «چرا» و «که چه؟» باشد. در اینجا یک ایده نهایی برای پاسخ به این سؤالات وجود دارد، به‌ویژه برای کسانی از ما که گاهی فکر می‌کنند همه تجربه مشابهی با ما دارند: آیا یک فرد محتاط، آگاه و متخصص می‌تواند به همان نتیجه برسد؟ اساساً، آیا شخص دیگری می‌تواند منطق من را دنبال کرده و به همان نتیجه‌گیری دست یابد؟
در ۲۰ سال گذشته، افراد زیادی را دیده‌ام که در مراتب مختلف حسابرسی فعالیت کرده‌اند و می‌توانم به شما بگویم که برخی افراد خیلی سریع یاد می‌گیرند که چگونه و چه چیزهایی را مستند کنند، در حالی که برخی دیگر در تمام دوران حرفه‌ای خود با این موضوع دست‌وپنجه نرم می‌کنند. تمرکز بر اصول مرتبط بودن، قابل اتکا بودن و کافی بودن به شما کمک می‌کند تا مهارت‌های خود را تقویت کنید، اما امروزه فناوری‌های نوآورانه‌ای نیز برای کمک به ما وجود دارند. اگر شرکت شما اجازه استفاده از هوش مصنوعی (AI) را در محیط کار می‌دهد، می‌توانید از آن برای یادگیری مستندسازی در سطح مناسب استفاده کنید. استفاده از یک عامل هوش مصنوعی که می‌توانید متدولوژی‌ها، مثال‌ها، استانداردها و غیره را در آن بارگذاری کنید، می‌تواند در مورد مستندات یا برنامه‌های آزمون شما بازخورد ارائه دهد. راه دیگر برای دریافت بازخورد در مورد اینکه چقدر این معیارها را رعایت می‌کنید، این است که از تیم تضمین کیفیت یا سرپرست خود بخواهید در بازبینی‌ها بر این اصول تمرکز کنند – یا حتی هر از چند گاهی از یک هم‌تیمی بخواهید به شما بازخورد دهد.
در نتیجه، یافتن تعادل مناسب در مستندسازی برای حسابرسان بسیار مهم است، زیرا تضمین می‌کند که کار هم دقیق و هم کارآمد باشد. با تمرکز بر اصول مرتبط بودن، قابل اتکا بودن و کافی بودن، حسابرسان می‌توانند کیفیت مستندات خود را افزایش دهند. علاوه بر این، ادغام فناوری‌های نوآورانه، مانند هوش مصنوعی، پیشرفت‌های امیدوارکننده‌ای را برای شیوه‌های حسابرسی ارائه می‌دهد. این فناوری‌ها می‌توانند با ارائه بازخورد آنی و تضمین پایبندی به متدولوژی‌های معتبر، به حسابرسان در حفظ استانداردهای بالای مستندسازی کمک کنند.
دیدگاه‌ها و نظرات بیان‌شده در این وبلاگ متعلق به نویسنده است و لزوماً منعکس‌کننده سیاست یا موضع رسمی انجمن حسابرسان داخلی (IIA) نیست. IIA صحت یا اصالت محتوا را تضمین نمی‌کند و نباید آن را به عنوان مشاوره حرفه‌ای یا راهنمایی معتبر در نظر گرفت. این محتوا فقط برای اهداف اطلاعاتی ارائه شده است.
نویسنده: سارا کوهن (Sarah Kuhn)، CIA, CRMA, CCSA
مرجع: Building a Better Auditor: The Documentation Goldilocks Zone
بدون دیدگاه